Категория: Помощни материали

Как се пише e-mail

Тъй като напоследък все по-често получавам електронни писма (e-mail), които все повече и повече ме шокират, смятам, че трябва да споделя какво мисля за начина на писане на писма според Нетикета, пречупено според моите разбирания.

Всеки знае как се пише писмо. Къде се поставя получател, подател, стандартните поздрави и обръщения, как се форматира, как му се слага марка и се изпраща по пощата. Пределно ми е ясно, че този (вече) поостарял метод за комуникация не е от най-ефективните и моята цел не е да го защитавам, не смятам да се превръщам в някакъв пуритан-задръстеняк, копнеещ за отминалото „добро старо време“. Не, целта ми е да споделя как се оформя едно електронно писмо, за да е то също толкова информативно, колкото едно най-обикновено писмо, от онези, с марките.
Напоследък получавам доста писма (без да се брои спама), на които по ред причини мога да отговоря само късно вечер. Мисля, че не съм само аз така. Задръстването с електронни писма е голям проблем, а положението вероятно ще става все по-лошо. Затова трябва да се намери някакво разумно решение.

Различните хора имат различни навици за подреждане и организация на пощенската си кутия, но ако се обърне особено внимание на няколко детайла, това може да доведе до бързия отговор на писмото Ви. Изброил съм ги по-долу:

Краткост

Кратките електронни писма радват окото. Когато получа електронно писмо, разпростиращо се върху няколко страници, обикновено трябва да взема няколко решения: имам ли време да го изчета? Достатъчно важна информация ли съдържа, за да се върна по-късно на него? Не мога ли да го препратя на някой, който да се заеме с него? Ако не мога да отговоря положително на никой от тези въпроси, най-вероятно писмото никога няма да получи отговор.

Вероятно имате много информация, която искате да споделите, но не го правете в електронно писмо. В пощенската кутия, заедно с вашето писмо вероятно ще има още няколко други писма, които също ще очакват вниманието на получателя. Ограничаването на обема на електронното писмо е знак на уважение към времето на получателя.

Съдържание

Ако не се познаваме по име и не сме водили кореспонденция преди, бъдете така любезни да се представите и да кажете от къде се познаваме и имате мейла ми. Не искам и не очаквам да ми изпращате CV, искам кратка информация от къде се познаваме. Нещо, което със сигурност ще си спомня.

Винаги попълвайте темата на писмото (полето Subject). Използвайте кратко описание, нещо смислено. Не пишете само една дума, например „Важно“ или „Re: Re: Re: Re: Re:“. Ако темата на кореспонденцията се смени, сменете темата на писмото с нещо, което да отговаря на сегашната тема. Темата е от изключително значение, защото при отваряне на пощенската кутия, вашата тема „се съревновава“ за вниманието на получателя заедно с темите на всички други писма. Опитайте се да привлечете внимание.

Важните неща

Ясно дефинирайте желанията си и очакванията си от кореспонденцията.

Тази информация би следвало да е ясно отделена от останалата част от писмото.

Ето няколко примера:

  • Можем ли да се чуем по телефона утре сутринта в 10:00?
  • Можете ли да ми изпратите повече информация за x?
  • Можеш ли да препратиш това писмо на y?
  • Трябва ми Х до края на работния ден.

Краен срок

Все някога идва време, когато отговорът, който очаквате престава да е от значение. Ако знаете кога тощно ще се случи това, кажете го на получателя на писмото. Това е най-добрият начин да поискате навременен отговор.

Как се пише коментар в блог

Оставянето на коментар в нечий онлайн дневник (блог) е като да влезеш в чужда стая и да се включиш в разговор. Също като в реалния свят, в интернет има хора, с които е приятно да комуникираш и други, с които не е.

Добрите блог-коментатори допълват дискутираната тема и са уважавани заради научните, информативни и приятелски коментари.

Придържайте се към темата.

Хората, които поддържат онлайн дневници (блогове) разрешават коментари на специфични теми, за да чуят различни мнения и допълнителна информация за съдържанието на публикуваната тема. Затова не сменяйте темата. Няма нищо по-отегчително от това да се види празнословие или промяна на темата.

Добавяйте нова информация в дискусията.

Повтарящите се коментари са досадни и непотребни. Преди да публикувате коментар, отделете време да прочетете цялата нишка и се убедете, че това, което смятате да напишете, няма да се повтаря с вече изказано мнение, а ще добави нещо ново към дискусията. Ако нямате време да четете всички коментари, в такъв случай не коментирайте.

Не публикувайте коментар само колкото името ви да бъде в писъка на изразилите мнение.

Коментари, които съдържат само „Така е, съгласен съм“ или „Чудесен сайт“ нямат никакво място в един блог. Само спамерите публикуват коментари, в които не казват нищо съществено и евентуално включват един или няколко уеб адреса. Безполезните коментари и онези, които не допринасят за дискусията или темата носят негативно отношение към автора им.

Важно е да се знае кога се публикува коментар и кога се изпраща електронно писмо.

Коментарите в блога са публична комуникация от типа „един към много“, а електронното писмо е лична комуникация. Коментар в блог, в който се казва „Тази препратка е яка. Между другото, как е сестра ти?“ по никакъв начин не помага за дискусията и би следвало да бъде изпратен на електронната поща.

Никой не обича всезнайковците.

Най-добрите коментари се пишат от образовани, мислещи хора, които добавят нещо ново във всяка дискусия. Въпреки това често се случва някои интелигентни хора да прекаляват в коментарите си, правейки ги почти нечетими било заради дължината, било заради използвания език. Стремете се да използвате кратки и ясни конструкции, разбираеми за всички. Не прекалявайте с дължината на коментара. Дългите лекции са за професорите в университета, не за блоговете.

Ясно изразявайте тона си.

Никой не може да чуе гласа ви, нито да види изражението на лицето ви, когато публикувате коментар. Затова коментарът ви може да бъде разбран погрешно. За да е всичко ясно и прегледно, използвайте emoticons или други допълнителни изразни средства, за да покажете моментното си настроение.

Цитирайте източниците си на информация.

Винаги, когато се позовавате на външни източници на информация ги цитирайте. Това прави твърденията ви лесни за проверяване.

Бъдете учтиви.

Личните нападки са крайно нежелателни в коментарите на кой да е блог – винаги се стремете да ги избягвате или предизвиквате.

Коментари не се публикуват, когато сте в състояние на афект или превъзбуда, сърдити или под въздействието на алкохол.

След публикуване на коментар в блога, връщане назад няма – всичко става видимо и остава в кеша на Google. Помнете, че едва ли ще се представите в най-добрата си светлина в твърде емоционален за вас момент. Ако сте ядосан – не коментирайте. Поемете дъх, разходете се. Посетете блога на следващия ден с бистър ум.

Не хранете троловете.

Без значение колко публикации като тази ще бъдат написани, в мрежата винаги ще бродят хора, чиято основна цел е да сипят обиди и да подпалват скандали. Не им позволявайте да спечелват.