Не (искам да) чета документи на Microsoft Word

Ако видите текста, цитиран по-долу или негова алтернатива в отговор на писмо, което сте ми пратили по е-поща, не се учудвайте – четете внимателно, всичко е описано прилежно.

Microsoft WordДокументът/документите, който/които сте ми изпратили не е/не са в подходящ формат за изпращане по е-поща. Използваният формат (Microsoft Word) е нечетим на някои компютри с алтернативни операционни системи и/или приложения. Изпращането на документи във формат за Microsoft Word е лошо както за Вас, така и за получателите. В повечето случаи големината на файла/файловете е значително по-голяма отколкото размера на файл, който съдържа същото съдържание в гладък текст. (Дори да изглежда като гладък текст, той НЕ Е и най-често съдържа значително количество ненужен код за форматиране, информация за принетр и т.н.) Като допълнение, документите за Microsoft Word често са заразени с вируси. Файловете за Excel, Access и Power Point също са податливи на инфектиране.

Моля „Съхранете като“ (“Save As”) DOS Text, HTML или Формат за преносими документи (PDF) и изпратете получения/получените файл/файлове като прикачени. Друга възможност е да пренапишете съдържанието на документа/документите в писмото (но не го изпращайте през Microsoft Outlook или Microsoft Word), при което няма да се налага да добавяте прикачени фалове към него.

Преобразуването на файл в HTML с помощта на Word е лесно. Отваряте документа, избирате File, след това Save As и в полето за избор на разширение избирате HTML Document или Web Page. След това натискате Save. Сега можете да прикачите в писмото си новия HTML документ вместо стария Word файл.

Преобразуването в гладък текст става по почти същия начин — вместо HTML Document се избира Text Only или Text Document.

PDF iconАко на компютъра Ви има инсталирано приложението PDFCreator, можете да преобразувате файла си в pdf формат. Избира се File => Print. Избирате вместо принтер PDFCreator и натискате Print.

В случай, че нямате възможност да конвертирате документа/документите в отворен файлов формат, обмислете възможността да го/ги публикувате на уеб страница, чийто адрес да ми изпратите.

Благодаря.

Моят съвет: инсталирайте си PDFCreator. PDFCreator е безплатно и свободно средство за създаване на PDF-файлове от почти всяко приложение на Windows и има доста привилегии:

  • Създаване на PDF-документи от всяка програма, която има възможност за печат
  • Сигурност: Криптиране на PDF-файловете и защита от отваряне, разпечатване и т.н.
  • Изпращане на създадените файлове по е-поща
  • Създаване не само на PDF: Поддържат се и форматите PNG, JPG, TIFF, BMP, PCX, PS, EPS
  • Обединяване на няколко файла в един PDF-документ
  • Лесна инсталация: казвате какво искате и всичко е вече инсталирано
  • PDFCreator е безплатен, дори за комерсиална употреба! Програмата е с отворен код и се разпространява при условията на лицензното споразумение на GNU General Public License.

Може да бъде изтеглен от тази страница.

Създаването на PDF документи ще гарантира, че те ще бъдат получени и прочетени точно така, както са изглеждали на Вашия монитор. Освен това няма да задължавате никой да използва софтуер, който не желае, за да прочете информацията, която сте му пратили.

Не е трудно, трябва само веднъж да пробвате, за да се уверите – останалите потребители, с които комуникирате, ще ви бъдат признателни за решението ви.

Като заключение можете да прегледате и статията на Ричард Столман по темата.

Включете се в разговора

24 коментари

  1. това ми прилича на някакъв спам рекламиращ широконеразпространени сред потребителите програми, които няма и да се разпространят. Не съм забелязал кой знае какъв обмен на Word-овски файлове в извън офисната комуникация, така че това си е просто поредната тъпотия, а за офиса, никой не би се занимавал с конвертиране, сейв, след като следващия отново ще трябва да стигне до Word-файл.
    Отново някой анти-майкрософист си е запълвал времето

  2. това ми прилича на някакъв спам рекламиращ широконеразпространени сред потребителите програми, които няма и да се разпространят. Не съм забелязал кой знае какъв обмен на Word-овски файлове в извън офисната комуникация, така че това си е просто поредната тъпотия, а за офиса, никой не би се занимавал с конвертиране, сейв, след като следващия отново ще трябва да стигне до Word-файл.
    Отново някой анти-майкрософист си е запълвал времето

  3. Изобщо не съм съгласен с написаното от теб, нито мога да подкрепя инициативата. Ползите от унификацията на стандартите отдавна са надхвърлили лошите страни.

    Не знам дали знаеш, но всяка инициатива си има цел и очаквани резултати. MS е широкоизползван формат, практически толкова широкоизползван, че да се обявиш срещу него е абсурдно. Просто не виждам каква е твоята цел и особено какви резултати реално мислиш, че ще постигнеш.

    А и така и не можах да разбера за какво аджеба служи pdf формата, освен да утежнява живота на хората, които искат просто да си копират някакъв текст от файла.

    Имай пред вид, че нещата (принципно нещата в най-общ смисъл на живота и вселената) е препоръчително да се правят така, че да улесняват живота, а не излишно да го усложняват 🙂

  4. Изобщо не съм съгласен с написаното от теб, нито мога да подкрепя инициативата. Ползите от унификацията на стандартите отдавна са надхвърлили лошите страни.

    Не знам дали знаеш, но всяка инициатива си има цел и очаквани резултати. MS е широкоизползван формат, практически толкова широкоизползван, че да се обявиш срещу него е абсурдно. Просто не виждам каква е твоята цел и особено какви резултати реално мислиш, че ще постигнеш.

    А и така и не можах да разбера за какво аджеба служи pdf формата, освен да утежнява живота на хората, които искат просто да си копират някакъв текст от файла.

    Имай пред вид, че нещата (принципно нещата в най-общ смисъл на живота и вселената) е препоръчително да се правят така, че да улесняват живота, а не излишно да го усложняват 🙂

  5. Очевидно и на двама Ви не се е случвало досега да получите файл, който да не можете да разчетете нормално. На мен ми се случи, обаче… вече два пъти. При това беше все важна информация, която нямаше как да остане непрочетена. Следваха дълги телефонни разговори с инструкции за конвертиране. Не искам да си инсталирам постоянно всяка „най-нова и най-яка“ версия на MS Office, за да чета всички файлове; искам да си ползвам свободните алтернативи. Не искам някой да ме задължава да си инсталирам това или онова, искам аз да си решавам какво да ползвам, за да мога да комуникирам със света.

    Иначе стандартът на Майкрософт е „наложен“ само сред потребителите му – едва ли може да се очаква да се приеме добре сред потребители на други ОС и софтуер. А целта – да получавам информация, която мога да прочета нормално, без да се налага да правя шашмалогии.

    Пък и защото е прекрасно да можеш да избираш дали да бъдеш свободен.

    „— Свободата, Санчо, е едно от най-ценните блага, с които небесата даряват хората. С нея не могат да се сравнят нито съкровищата, които крие земята, нито тези, които таи морето. За свободата, както и за честта, може и трябва да се жертвува животът и обратно, лишаването от свобода е най-голямото зло, което може да сполети човека. Казвам ти го, Санчо, защото ти видя пиршествата и изобилието, на които се радвахме в замъка, който преди малко напуснахме. Е добре, сред онези вкусни ястия и ледени напитки на мене ми се струваше, че се измъчвам от глад, защото не им се наслаждавах свободно, както бих им се наслаждавал, ако те бяха мои. Задълженията да се отплатиш за направените ти благодеяния и милости са вериги, които пречат на духа да бъде свободен..“

  6. Очевидно и на двама Ви не се е случвало досега да получите файл, който да не можете да разчетете нормално. На мен ми се случи, обаче… вече два пъти. При това беше все важна информация, която нямаше как да остане непрочетена. Следваха дълги телефонни разговори с инструкции за конвертиране. Не искам да си инсталирам постоянно всяка „най-нова и най-яка“ версия на MS Office, за да чета всички файлове; искам да си ползвам свободните алтернативи. Не искам някой да ме задължава да си инсталирам това или онова, искам аз да си решавам какво да ползвам, за да мога да комуникирам със света.

    Иначе стандартът на Майкрософт е „наложен“ само сред потребителите му – едва ли може да се очаква да се приеме добре сред потребители на други ОС и софтуер. А целта – да получавам информация, която мога да прочета нормално, без да се налага да правя шашмалогии.

    Пък и защото е прекрасно да можеш да избираш дали да бъдеш свободен.

    „— Свободата, Санчо, е едно от най-ценните блага, с които небесата даряват хората. С нея не могат да се сравнят нито съкровищата, които крие земята, нито тези, които таи морето. За свободата, както и за честта, може и трябва да се жертвува животът и обратно, лишаването от свобода е най-голямото зло, което може да сполети човека. Казвам ти го, Санчо, защото ти видя пиршествата и изобилието, на които се радвахме в замъка, който преди малко напуснахме. Е добре, сред онези вкусни ястия и ледени напитки на мене ми се струваше, че се измъчвам от глад, защото не им се наслаждавах свободно, както бих им се наслаждавал, ако те бяха мои. Задълженията да се отплатиш за направените ти благодеяния и милости са вериги, които пречат на духа да бъде свободен..“

  7. Хм, досега винаги съм успявал да отварям MS Word-файлове в задоволителен вид с openoffice.org.

  8. Хм, досега винаги съм успявал да отварям MS Word-файлове в задоволителен вид с openoffice.org.

  9. Спасе, а виждал ли си на какво мяса файл от Word 2007, отворен с версия XP (или май 2003 се казваше)? Мазало.

  10. Спасе, а виждал ли си на какво мяса файл от Word 2007, отворен с версия XP (или май 2003 се казваше)? Мазало.

  11. Проблеми наистина има при отварянето на новия формат уърдовски файлове с по-стария вариант на програмата. Не знам за чий им е било да го правят така, може би за да си продават по-добре новия офис.

    Така или иначе все още малко хора го ползват (а съм от тях) и не е проблем. Инсталирай си го – много по-як е от стария.

  12. Проблеми наистина има при отварянето на новия формат уърдовски файлове с по-стария вариант на програмата. Не знам за чий им е било да го правят така, може би за да си продават по-добре новия офис.

    Така или иначе все още малко хора го ползват (а съм от тях) и не е проблем. Инсталирай си го – много по-як е от стария.

  13. мисля че се изпуска Х-чето което от Майкрософт добавят в новия си формат, много е важно, говорим за различни формати, ако ще пращаш xls си има опцията в 2007 да си запишеш файла не като xlsx а като xls и съвсместим с 2003,XP… все пак нещата трябва да се развиват а съвместимостите са доста голяма пречка, въпреки идеята с pdf-ите е назадничава, все пак нека не забравяме че има и онлайн алтернативи и Google Docs е една идеална такава

  14. мисля че се изпуска Х-чето което от Майкрософт добавят в новия си формат, много е важно, говорим за различни формати, ако ще пращаш xls си има опцията в 2007 да си запишеш файла не като xlsx а като xls и съвсместим с 2003,XP… все пак нещата трябва да се развиват а съвместимостите са доста голяма пречка, въпреки идеята с pdf-ите е назадничава, все пак нека не забравяме че има и онлайн алтернативи и Google Docs е една идеална такава

  15. Все пак не е ли редно в горния текст да се препоръча ODF, а не PDF, който също е собственически формат на Adobe ? Йовко наскоро беше препоръчал и плъг-ин за MS Word, който работи с ODF.

  16. Все пак не е ли редно в горния текст да се препоръча ODF, а не PDF, който също е собственически формат на Adobe ? Йовко наскоро беше препоръчал и плъг-ин за MS Word, който работи с ODF.

  17. Абсолютно несъгласен!
    Първо, размерът на файлът при по-голям обем текст е значително по-малък. Пробвай с книга от порядъка на 200 страници и ще видиш кой е по-по-най.
    Колкото до проблемът с отварянето на документи от Word 2007, да, понякога се налага да си обмениш софтуера… от 2003 до 2007 има променени неща, все пак! Така че цъкваш тук и нямаш грижи с най-новия Word.
    Който пък въобще не му се инсталира, си ползва Google Docs директно от браузъра.
    Мисля си, че Microsoft Word Document (.DOC) е един чудесен формат, който без проблеми се чете от 95% от потребителите. За сравнение – plain text не ти дава информация за кодировките, а за PDF ти е нужен Acrobat Reader (или подобие), който също се инсталира допълнително и се обновява през месец-два.

  18. Абсолютно несъгласен!
    Първо, размерът на файлът при по-голям обем текст е значително по-малък. Пробвай с книга от порядъка на 200 страници и ще видиш кой е по-по-най.
    Колкото до проблемът с отварянето на документи от Word 2007, да, понякога се налага да си обмениш софтуера… от 2003 до 2007 има променени неща, все пак! Така че цъкваш тук и нямаш грижи с най-новия Word.
    Който пък въобще не му се инсталира, си ползва Google Docs директно от браузъра.
    Мисля си, че Microsoft Word Document (.DOC) е един чудесен формат, който без проблеми се чете от 95% от потребителите. За сравнение – plain text не ти дава информация за кодировките, а за PDF ти е нужен Acrobat Reader (или подобие), който също се инсталира допълнително и се обновява през месец-два.

  19. Не следя този блог. Насам ме насочи приятел, който, подобно на автора, е нещо като анти-MS фанатик, макар и сам да не е сигурен точно защо.

    Това блогиране е доста нелогично. Реално погледнато е нещо като капризното топване с краче на 5-годишен малчуган пред пясъчника. Мърмориш, без да ти пука за проблемите на другите и без да предлагаш реално решение.

    PDF е абсурд за нещо повече от view & approve. Забрави редакция, версии, compare & merge. Plain text е още по-абсурден от гледна точка на структурираните документи (headings, sections, indexes, etc). Искам да видя читаво форматиран един сборник с текстове, който ти трябва да редактираш – как ще стане това с предложените методи? Никак, ето как.

    Върхът на всичко – „файл от Word 2007, отворен с 2003“. Що за начин да подкрепиш теорията си *против* Word.doc като формат?! Ако нямаш Офис въобще и изобщо, 2007->2003 ще ти е най-малкия проблем! Защото той действително е малък и елементарен: Боримечката вече посочи решението.

    Помисли и за това – има много хора (всъщност, това е вероятно мнозинството, което праща .doc файлове), които познават тази среда и/или са в заварено положение. Забранена инсталация на софтуер. Недостатъчни познания. Ти не предлагаш никакво решение за тях, даже напротив. А дори и да имат познания и да нямат забрани – след като ти не искаш да направиш компромис, кой би направил нещо такова за теб?!

    Твоят проблем идва от тук, че този формат е де факто стандарт. На един служител във фирма не му дреме за битките на гигантите, за пингвини и за брадата на Столмън Дебелия. И не би трябвало да му дреме. Повечето хора просто искат да си свършат работата и да се приберат да си пият питието, колкото и да не ти се вярва.

    Тук не говорим примерно да ти пращам неща, правени на Aldus Pagemaker 5.0 във ерата на InDesign; става дума за общоприета практика.

    Така че вместо да се цепиш от колектива (което не е нещо лошо, даже напротив) и да създаваш проблеми на хората, намери си начини да заобикаляш това, което те притеснява. Или се бори с него, но без да пречиш на останалите.

    Живи и здрави, този коментар е без лоши чуства, а просто провокация да се замислиш, че има и други камбанарии в селото… Не държа на отговор, и без това не следя блога.

    Приятен успех.

  20. Не следя този блог. Насам ме насочи приятел, който, подобно на автора, е нещо като анти-MS фанатик, макар и сам да не е сигурен точно защо.

    Това блогиране е доста нелогично. Реално погледнато е нещо като капризното топване с краче на 5-годишен малчуган пред пясъчника. Мърмориш, без да ти пука за проблемите на другите и без да предлагаш реално решение.

    PDF е абсурд за нещо повече от view & approve. Забрави редакция, версии, compare & merge. Plain text е още по-абсурден от гледна точка на структурираните документи (headings, sections, indexes, etc). Искам да видя читаво форматиран един сборник с текстове, който ти трябва да редактираш – как ще стане това с предложените методи? Никак, ето как.

    Върхът на всичко – „файл от Word 2007, отворен с 2003“. Що за начин да подкрепиш теорията си *против* Word.doc като формат?! Ако нямаш Офис въобще и изобщо, 2007->2003 ще ти е най-малкия проблем! Защото той действително е малък и елементарен: Боримечката вече посочи решението.

    Помисли и за това – има много хора (всъщност, това е вероятно мнозинството, което праща .doc файлове), които познават тази среда и/или са в заварено положение. Забранена инсталация на софтуер. Недостатъчни познания. Ти не предлагаш никакво решение за тях, даже напротив. А дори и да имат познания и да нямат забрани – след като ти не искаш да направиш компромис, кой би направил нещо такова за теб?!

    Твоят проблем идва от тук, че този формат е де факто стандарт. На един служител във фирма не му дреме за битките на гигантите, за пингвини и за брадата на Столмън Дебелия. И не би трябвало да му дреме. Повечето хора просто искат да си свършат работата и да се приберат да си пият питието, колкото и да не ти се вярва.

    Тук не говорим примерно да ти пращам неща, правени на Aldus Pagemaker 5.0 във ерата на InDesign; става дума за общоприета практика.

    Така че вместо да се цепиш от колектива (което не е нещо лошо, даже напротив) и да създаваш проблеми на хората, намери си начини да заобикаляш това, което те притеснява. Или се бори с него, но без да пречиш на останалите.

    Живи и здрави, този коментар е без лоши чуства, а просто провокация да се замислиш, че има и други камбанарии в селото… Не държа на отговор, и без това не следя блога.

    Приятен успех.

  21. @Боби: Аз също не чета твоя блог, тъй че сме квит 🙂 Иначе информацията, която получавам, е подходяща да бъде в PDF – директно отива към принтера за офлайн употреба. И тук настават сръдните, че изпратеното не изглеждало като полученото… Другият вид получавана от мен информация е такава, която е само да бъде прочетена, след което може да се затрие. Т.е. може да се замести с поместване в съдържанието на писмото, вместо в отделен файл.

    Иначе компромиси са правени, и ще бъдат правени – правя каквото мога, за да разчета де що попадне в мейла ми и е извън папката за спам.

    И аз без лоши чувства :), ама тази публикация я направих не толкова, за да може всеки да коментира и изрази съгласие/несъгласие, а да служи за препратка в случаите, когато стане поредният сакатлък. Така че без значение колко камбанарии има, те обслужват различни религии.

    Това, че не следиш блога го каза още в началото.

  22. @Боби: Аз също не чета твоя блог, тъй че сме квит 🙂 Иначе информацията, която получавам, е подходяща да бъде в PDF – директно отива към принтера за офлайн употреба. И тук настават сръдните, че изпратеното не изглеждало като полученото… Другият вид получавана от мен информация е такава, която е само да бъде прочетена, след което може да се затрие. Т.е. може да се замести с поместване в съдържанието на писмото, вместо в отделен файл.

    Иначе компромиси са правени, и ще бъдат правени – правя каквото мога, за да разчета де що попадне в мейла ми и е извън папката за спам.

    И аз без лоши чувства :), ама тази публикация я направих не толкова, за да може всеки да коментира и изрази съгласие/несъгласие, а да служи за препратка в случаите, когато стане поредният сакатлък. Така че без значение колко камбанарии има, те обслужват различни религии.

    Това, че не следиш блога го каза още в началото.

  23. Може ли някой да ми каже каква е максималната големина на файл,който да може да бъде отворен в .doc формат? 🙄 Благодаря ви предварително.

  24. Може ли някой да ми каже каква е максималната големина на файл,който да може да бъде отворен в .doc формат? 🙄 Благодаря ви предварително.

Оставете коментар