Не (искам да) чета документи на Microsoft Word

Ако видите текста, цитиран по-долу или негова алтернатива в отговор на писмо, което сте ми пратили по е-поща, не се учудвайте – четете внимателно, всичко е описано прилежно.

Microsoft WordДокументът/документите, който/които сте ми изпратили не е/не са в подходящ формат за изпращане по е-поща. Използваният формат (Microsoft Word) е нечетим на някои компютри с алтернативни операционни системи и/или приложения. Изпращането на документи във формат за Microsoft Word е лошо както за Вас, така и за получателите. В повечето случаи големината на файла/файловете е значително по-голяма отколкото размера на файл, който съдържа същото съдържание в гладък текст. (Дори да изглежда като гладък текст, той НЕ Е и най-често съдържа значително количество ненужен код за форматиране, информация за принетр и т.н.) Като допълнение, документите за Microsoft Word често са заразени с вируси. Файловете за Excel, Access и Power Point също са податливи на инфектиране.

Моля „Съхранете като“ (“Save As”) DOS Text, HTML или Формат за преносими документи (PDF) и изпратете получения/получените файл/файлове като прикачени. Друга възможност е да пренапишете съдържанието на документа/документите в писмото (но не го изпращайте през Microsoft Outlook или Microsoft Word), при което няма да се налага да добавяте прикачени фалове към него.

Преобразуването на файл в HTML с помощта на Word е лесно. Отваряте документа, избирате File, след това Save As и в полето за избор на разширение избирате HTML Document или Web Page. След това натискате Save. Сега можете да прикачите в писмото си новия HTML документ вместо стария Word файл.

Преобразуването в гладък текст става по почти същия начин — вместо HTML Document се избира Text Only или Text Document.

PDF iconАко на компютъра Ви има инсталирано приложението PDFCreator, можете да преобразувате файла си в pdf формат. Избира се File => Print. Избирате вместо принтер PDFCreator и натискате Print.

В случай, че нямате възможност да конвертирате документа/документите в отворен файлов формат, обмислете възможността да го/ги публикувате на уеб страница, чийто адрес да ми изпратите.

Благодаря.

Моят съвет: инсталирайте си PDFCreator. PDFCreator е безплатно и свободно средство за създаване на PDF-файлове от почти всяко приложение на Windows и има доста привилегии:

  • Създаване на PDF-документи от всяка програма, която има възможност за печат
  • Сигурност: Криптиране на PDF-файловете и защита от отваряне, разпечатване и т.н.
  • Изпращане на създадените файлове по е-поща
  • Създаване не само на PDF: Поддържат се и форматите PNG, JPG, TIFF, BMP, PCX, PS, EPS
  • Обединяване на няколко файла в един PDF-документ
  • Лесна инсталация: казвате какво искате и всичко е вече инсталирано
  • PDFCreator е безплатен, дори за комерсиална употреба! Програмата е с отворен код и се разпространява при условията на лицензното споразумение на GNU General Public License.

Може да бъде изтеглен от тази страница.

Създаването на PDF документи ще гарантира, че те ще бъдат получени и прочетени точно така, както са изглеждали на Вашия монитор. Освен това няма да задължавате никой да използва софтуер, който не желае, за да прочете информацията, която сте му пратили.

Не е трудно, трябва само веднъж да пробвате, за да се уверите – останалите потребители, с които комуникирате, ще ви бъдат признателни за решението ви.

Като заключение можете да прегледате и статията на Ричард Столман по темата.